大数据时代的到来,传统的文件档案保存和管理工作越来越复杂化、繁重化,也较容易受到环境与空间的影响,造成难以自动化收集、整理、查阅。

那么如何保证海量电子档案资料归档的真实性、完整性,长久性及防病毒性呢?又能够更智能地节约人力、物力、成本呢?

晨科文件档案管理系统,结合了文档管理规定及科学先进的管理制度,有效对各类文件档案归类存档备份。从文件材料的产生开始,就运用计算机管理系统进行统一管理,完成文件运行的全过程,把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来,实现了计算机自动生成目录、辅助立卷归档和自动检索等功能,同时也可以进行文件、档案的快速查询、统计、修改、借阅等管理工作。

在系统设计之初,晨科就把档案数字化管理设计了进去,对办公自动化系统提出了档案管理方面的功能需求。针对不同模块、每一个工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化问题,晨科特别要求了档案人员配合设计人员做好“元数据”的编制工作。通过各种“元数据”的设置,尽可能将电子文件管理过程中各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化,从而达到了“前端控制”、“全过程管理”和集成化提供利用的目的。

由于系统的兼容性强、应用性好、智能程度较高,因此文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用都变得更贱方便快捷,满足了现代办公环境下的文档一体化协调发展。

晨科文件档案管理系统,用统一标准进行文件档案管理,做到即输进库,统一标注。基于文件处理和档案管理的两者关系,开展文档一体化,充分利用文件处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文件工作中的收发、登记、运转、承办、催办及文件的收集、整理、立卷和归档等工作,与档案管理和提供利用形成一个有序整体。

在使用上,晨科文档一体化系统处处以符合用户的使用习惯为出发点,界面美观,功能全面,每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导方式引导使用者实现其功能,操作简便,真正做到了“无师自通”。

在数据管理上,为确保运行数据的安全性,晨科文档一体化系统不仅可以轻松实现数据的备份与恢复,还可以通过“导入”、“导出”实现不同机器、不同用户之间数据的自由输入输出、相互交换,真正达到了数据资源共享。

在数据安全方面,晨科文档系统从“基础设施、数据存储、文件传输、使用、身份认证、审计检查”六个维度来保障用户的数据安全。在数据层采用文件块与元数据分离加密存储,把一个完整的数据切成碎片,然后离散化分布在不同的服务器上,进行加密存储。

晨科文档管理系统具备多项领先技术。大文件极速传输,不同权限模式开放,适应任意办公场景。多人实时协同编辑office文档,让工作效率至少提升3倍。即时消息通知,帮助工作的高效完成。支持Word、Excel、PPT、PDF、CAD、IMG、AUDIO、VIDEO等,涵盖了文字、图片、声音、影像的各类型文件在线预览。支持Android、iPhone、iPad等多种移动终端,实现了随时随地开启办公状态。

晨科文档管理系统,不再是单一的存储入口,而是所有人获取和处理文件的入口,同时也是内容产生和创作、协作深度整合的平台。企业网盘未来将有可能极大地改变人们线下办公的习惯,人们上班不再是一个个打开office软件、企业邮箱、IM工具等,而是直接进入晨科进行所有内容的创作、协作,中国企业办公场景将迈入轻办公时代。

晨科作为国内较早研发文档一体化的企业,自2008年起,通过内部研发团队的不懈努力和长达10年的积累发展,相较于同类企业,晨科在存储技术的积累、产品的功能和可靠性、客户的服务质量上都处于行业的领先地位。

晨科文件档案一体化管理的利用,有利于企业提高效率、信息共享,为企业文档制定了统一标准、规范管理,同时科学合理地利用人力、物力等宝贵资源、减少浪费。

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