充分合理的会前准备是决定会议能否顺利进行的一个重要因素,因此会前准备是会议决策人不可忽视的一个重要环节。

       1.根据会议规模,确定接待规格

       2.发放会议通知和会议日程。
       会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
       参会人数要每天统计,避免错过某些报名人数导致安排的酒店不够,发生参会人员入驻酒店不够的情况。
       参会人员酒店要提前预定,提前安排好参会期间所有的吃住行。
       会议日程是会议活动期间每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

       3.选择
       选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一定标准:
       第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。
       第二:地点要合理。可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
       第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

       4.会场的布置。
       会场的布置包括会议四周的装饰和坐席的配置。
       一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语、指示语等。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
       坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
       ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
       ②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
       ③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

       5.准备会议资料
       会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

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