《电子签名法》施行十余年,电子合同由受质疑、不被认可到成为企事业单位信息化改革的“宠儿”;电子合同一路“过五关,斩六将”,成功受到用户与资本的青睐……

电子合同服务在国内起步较晚,2005年,《电子签名法》颁布标志以电子签名为核心的数字化合同管理时代拉开序幕。

一方面,互联网技术的发展与普及,使国内电商行业发展迅速。新型的商务经营模式与传统的签约方式之间产生冲突;

另一方面,企业由传统线下模式向互联网模式转型,寻求更多发展机遇。包括合同签署和管理在内的数字化办公需求持续攀升;

十余年时间,需求、技术、政策以及观念持续发展、相互碰撞;电子合同从单一粗放的签约应用工具到强调和突出企业级服务能力,发展成为助力企业信息化转型、保障数字安全的风向标,实现从“0“到“1”的蜕变……

一、延续已久的纸质合同

长期的企业经营与商务活动中,纸质合同签约与传递的模式沿袭已久。随着国民文化素质与风险防范意识的增强,无合同不签约成为一种习惯。

以在纸质文本上记录履约条款细则并签字、盖章为主要表现形式的“签合同”行为,成为企业商务合作中必不可少的环节。在较长一段时间内,签合同为企业控险、维权发挥了重要作用。

而随着生产制造工艺的进步,以互联网电商平台为代表的线上交易类型催生着与之匹配的签约模式,纸质合同签署与寄送的模式不再适用。

同时,传统的线下签合同模式也使企业饱受困扰:

安全隐患:由于物理印章使用过程难于管控、印章易伪造且很难通过肉眼精准判断,因此,伪造纸质合同印章或内容的行为使企业面临合同纠纷、且事后难追责、难证明;

成本负担:纸质合同自发起至最终归档全程需人为操作,耗时耗力;此外,随着经营年限增加,合同管理与仓储成本也将持续增加。

外部行业发展需要与内部企业管理需求,催生着数字化的合同管理模式产生。

二、用“互联网+”模式管理合同

互联网思维进入到企业经营与商务合作中,不仅提升了合作双方协同沟通的效率;而且介于互联网平台的开放性与共享性,打破了传统企业资源垄断、信息孤立的格局。简而言之,互联网+思维在一定程度上为企业开拓市场、提升效率、减低成本。

基于互联网+商务的思维,市场需求的刺激催生了电子合同的产生,进而推进无纸化商务闭环的建立。

电子合同不仅实现合同从签署、传递、归档等过程的在线化,同时还解决了纸质合同时代难鉴定、易损毁等不足。

一方面,电子合同通过数字签名与信息加密技术实现合同签署完成具备这样的特性:

• 签署身份可信、不可抵赖

• 签署内容完整、不可篡改

• 签署时间精确、全程留痕

另一方面,电子合同服务商通过灵活的接口服务为企业各类业务系统赋能,助力企业打通合同在线化签署、印章电子化管控,进而实现无纸化办公闭环、推进合同管理提速、降本、控险。

三、用互联网思维改善纸质合同管理

相较于国外电子合同市场已趋于成熟,国内电子合同服务虽然起步晚,但政府推广力度大、产品迭代更新快、用户接受程度高;

因而,除了电商行业启用电子合同外,以互联网思维改善企事业单位纸质合同成为必然趋势,电子合同从单一的签约工具正在朝更精细化、智能化、场景化方向发展,更加强调和突出企业级应用价值。

纸质合同时代,企业面临哪些合同管理上的难点?归结到根本,离不开效率、成本、风险控制三个核心词。

随着企业规模不断壮大,人员架构层级多、基数大、跨区域,增加合同管理难度:

• 人事层级多——风控难:合同管理权限如何管控;

• 人员基数大——成本高:合同数量、合同需求增加,人力物力等成本难控制;

• 沟通协同难——效率低:纸质合同审批、盖章、归档受限于时间、区域、人员限制;

电子合同实现合同全生命周期管理在线化、平台化。介于互联网平台,企业根据自身业务场景签署需求部署电子合同应用,在不改变原有业务流程的情况下,搭建电子签署与合同管理平台:

分级组织架构,权限分层管控:

根据企业组织内部架构,设置不同合同类型对应相应管理人员,赋予相应权利、例如赋予销售部门经理销售合同审批权限以及合同专用章使用权利,而普通业务人员则只有发起合同和申请用章等权限。

电子合同应用价值:实现人员、印章、合同一一对应,合同签署管理快而有序,提速控险。

签署流程管控,沟通协同高效:

传统的流程审批过程繁复,对于多点生产、异地协同工作的企业或部门来说,更加耗费沟通成本。

电子合同通过企业设置合同审批与签署流程。企业介于电脑端、移动端均可发起合同签署申请,签署方可通过微信、短信、钉钉等多终端可快速执行合同查看或签署操作。

电子合同应用价值:流程化、在线化、移动化的合同操作,提升沟通及时率、降低沟通成本。

四、提升电子合同使用与实施性价比

在实现成本与时间周期上,电子合同产品与服务支持从公有云“即时可用”到私有云“个性定制”,满足不同体量与发展阶段的企业合同管理需求。

软件即服务,电子合同云平台:电子合同SaaS云平台是目前最轻量化的电子合同应用。企业只需开设账号完成实名认证即可签发合同,满足最基础的合同电子化签署需求。

接口集成,电子合同开放平台:通过将电子合同接口集成到企业业务管理系统或网站上,只需少量开发即可满足企业场景化的电子签署需求。

基于以上两种电子合同服务方式,企业可快速落地电子化的合同管理,实现成本低且周期短。

而针对部分行业,例如银行或政府部门,或集团型的企业,人员结构复杂、信息保密级别高,更倾向于独立开发、本地化部署电子合同服务。契约锁已具备成熟、稳定的私有化部署方案与团队,助力搭建本地化的电子合同管控平台,实现:

内外互联窗口:通过本地化部署电子合同管控平台并以此为窗口,实现内部人员与外部人员互联,实现业务沟通与合同签署过程在线化;

按需部署、阶段性开发:企业可基于自身阶段性合同管理需求做阶段性的功能开发,合同数据可本地维护、管控权限自主运营,最大限度保障企业合同管理与印章管理的个性化需求。

五、软件系统+硬件设备,合同管理模式“过渡”

企业积极转型、启用电子合同用于提速、降本的同时,也存在部分企业因合作方使用而被动启用的情况。

因此,电子合同服务商在持续推广新产品的同时,还应当投入精力规避合同管理模式转变给企业带来的“不适”,从而实现由线下向线上的平稳“过渡”。借助软件系统与硬件设备结合,实现企业将电子合同与纸质合同一体化管控由此产生。

目前,契约锁是市面上首家也是唯一一家实现软硬件结合进行合同与印章管控的电子合同服务商。

1、对于部分企业存在的A地申请、B地盖章的情况,通过线上申请电子合同盖章与线下防伪打印结合的方式,实现电子合同以纸质文件输出。

企业通过配置防伪打印设备,即可实现盖章的电子合同打印为纸质合同且具备防伪标识。一方面可满足高效用章、防伪控险的需求,另一方面,解决纸质合同留档或合作方签约的需要。

2、而对于部分企业无法摒弃物理印章使用的情况(例如印章外借),借助物联网技术实现物理印章使用过程在线化管控、纸质合同在线化审计。

即将物理印章置于硬件设备(印章控制仪)中,通过电子合同管控平台授权设备使用,盖章后的合同实时拍照回传到后台作为审计凭证,既满足物理印章使用又兼顾物理印章外借过程不受控的弊端。

六、探索电子合同未来之路

纵观电子合同市场近几年的发展趋势,电子合同产品与服务突破观念与技术的阻碍,实现从无到有。

从其在国内兴起、发展、普及的生长轨迹不难预见,电子合同在企业数字化管理合同的进程中不断朝智能化、精细化、轻量化方向发展。

而在未来,电子合同应用形式将产生怎样的变化、电子合同服务商在电子合同产品与服务上将带来怎样的转变与惊喜值得期待……

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